1. Procedure di segnalazione e whistleblowing

Quanto al sistema di segnalazione e whistleblowing applicato dalla Società, la stessa ha adottato il protocollo denominato “Segnalazioni e whistleblowing” al fine di prevedere e comunicare a tutti gli interessati i canali di segnalazione, le modalità di gestione delle segnalazioni e le indicazioni in merito al rispetto tutto quanto previsto dalla normativa in materia.

La Società attua quanto previsto dal d.lgs. 10 marzo 2023, n. 24 in combinato disposto con l’art. 6 del d.lgs. 231/2001.

Al riguardo, con decorrenza 15 luglio 2023, a seguito della novella operata dal d.lgs. 24/2023, l’art. 6, comma 2-bis del d.lgs. 231/2001 stabilisce che i Modelli di Organizzazione, Gestione e Controllo devono prevedere ai sensi del decreto legislativo attuativo della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio del 23 ottobre 2019, i canali di segnalazione interna, il divieto di ritorsione e il sistema disciplinare.

Ancora, in ottemperanza alla sopra indicate previsioni normative, la Società ha previsto nel proprio sistema disciplinare misure e sanzioni ai fini di tutela dei segnalanti. In particolare, la Società ha previsto che in caso di segnalazione effettuata con dolo o colpa grave, quindi con un certo grado di consapevolezza e volontà dell’agente di stare inviando una segnalazione non veritiera e infondata, si applicano, in relazione alla posizione/funzione del segnalante, le sanzioni previste in caso di violazione dolosa (ad esempio, in caso di soggetto dipendente, si applica la sanzione del licenziamento per giusta causa).

1.1 Canale di segnalazione interno

L’art. 5 del d.lgs. 24/2023 prevede che «nell’ambito della gestione del canale di segnalazione interna, la persona o l’ufficio interno ovvero il soggetto esterno, ai quali è affidata la gestione del canale di segnalazione interna svolgono le seguenti attività:

1. rilasciano alla persona segnalante avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione;
2. mantengono le interlocuzioni con la persona segnalante e possono richiedere a quest’ultima, se necessario, integrazioni;
3. danno diligente seguito alle segnalazioni ricevute;
4. forniscono riscontro alla segnalazione entro tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione;
5. mettono a disposizione informazioni chiare sul canale, sulle procedure e sui presupposti per effettuare le segnalazioni interne, nonché sul canale, sulle procedure e sui presupposti per effettuare le segnalazioni esterne. Le suddette informazioni sono esposte e rese facilmente visibili nei luoghi di lavoro, nonché accessibili alle persone che, pur non frequentando i luoghi di lavoro, intrattengono un rapporto giuridico in una delle forme di cui all’articolo 3, commi 3 o 4 [1]. Se dotati di un proprio sito internet, i soggetti del settore pubblico e del settore privato pubblicano le informazioni di cui alla presente lettera anche in una sezione dedicata del suddetto sito».

Pertanto, la Società ha implementato, così come da specifico Protocollo interno, un sistema di segnalazione telematica strutturato ai sensi del d.lgs. 24/2023 e in conformità con le Linee Guida ANAC di cui alla Delibera n. 311 del 12 luglio 2023.

1.2 Canale di segnalazione esterno

Si segnala ai destinatari del presente documento di Parte Generale che, come previsto dal d.lgs. 24/2023, è possibile altresì procedere ad una segnalazione anche per il tramite di c.d. canali esterni.

In particolare, l’art. 6 del predetto d.lgs. 24/2023 prevede che «la persona segnalante può effettuare una segnalazione esterna se, al momento della sua presentazione, ricorre una delle seguenti condizioni:

1. non è prevista, nell’ambito del suo contesto lavorativo, l’attivazione obbligatoria del canale di segnalazione interna ovvero questo, anche se obbligatorio, non è attivo o, anche se attivato, non è conforme a quanto previsto dall’articolo 4;
2. la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna ai sensi dell’articolo 4 e la stessa non ha avuto seguito;
3. la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;
4. la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse».

Inoltre, l’art. 7 del d.lgs. 24/2023 prevede che «l’Autorità nazionale anticorruzione (ANAC) attiva un canale di segnalazione esterna che garantisca, anche tramite il ricorso a strumenti di crittografia, la riservatezza dell’identità della persona segnalante, della persona coinvolta e della persona menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione. La stessa riservatezza viene garantita anche quando la segnalazione viene effettuata attraverso canali diversi da quelli indicati nel primo periodo o perviene a personale diverso da quello addetto al trattamento delle segnalazioni, al quale viene in ogni caso trasmessa senza ritardo.

Le segnalazioni esterne sono effettuate in forma scritta tramite la piattaforma informatica oppure in forma orale attraverso linee telefoniche o sistemi di messaggistica vocale ovvero, su richiesta della persona segnalante, mediante un incontro diretto fissato entro un termine ragionevole.

La segnalazione esterna presentata ad un soggetto diverso dall’ANAC è trasmessa a quest’ultima, entro sette giorni dalla data del suo ricevimento, dando contestuale notizia della trasmissione alla persona segnalante».

1.3 Misure di protezione dei segnalanti

Con specifico riferimento alle misure di protezione dei segnalanti la Società applica quanto previsto dal d.lgs. 24/2023 e ha adottato il protocollo denominato “Segnalazioni e whistleblowing” al fine di dare attuazione alle previsioni della normativa vigente.

In questo senso, la tutela del segnalante è garantita dall’art. 13 del d. lgs. 24/2023, il quale prevede un obbligo di riservatezza rispetto all’identità del segnalante e a qualsiasi altra informazione da cui essa può, direttamente o indirettamente, evincersi.

Nello specifico, sancisce che, senza il consenso espresso della stessa persona segnalante, tale identità non possa essere rivelata a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni [2].

Inoltre, la normativa vieta qualsiasi tipologia di ritorsione nei confronti del soggetto segnalante. In particolare, si evidenzia che l’art. 17, comma 4, d.lgs. 24/2023 stabilisce che costituiscono ritorsioni:

1. il licenziamento, la sospensione o misure equivalenti;
2. la retrocessione di grado o la mancata promozione;
3. il mutamento di funzioni, il cambiamento del luogo di lavoro, la riduzione dello stipendio, la modifica dell’orario di lavoro;
4. la sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell’accesso alla stessa;
5. le note di merito negative o le referenze negative;
6. l’adozione di misure disciplinari o di altra sanzione, anche pecuniaria;
7. la coercizione, l’intimidazione, le molestie o l’ostracismo;
8. la discriminazione o comunque il trattamento sfavorevole;
9. la mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un contratto di lavoro a tempo indeterminato, laddove il lavoratore avesse una legittima aspettativa a detta conversione;
10. il mancato rinnovo o la risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine;
11. i danni, anche alla reputazione della persona, in particolare sui social media, o i pregiudizi economici o finanziari, comprese la perdita di opportunità economiche e la perdita di redditi;
12. l’inserimento in elenchi impropri sulla base di un accordo settoriale o industriale formale o informale, che può comportare l’impossibilità per la persona di trovare un’occupazione nel settore o nell’industria in futuro;
13. la conclusione anticipata o l’annullamento del contratto di fornitura di beni o servizi;
14. l’annullamento di una licenza o di un permesso;
15. la richiesta di sottoposizione ad accertamenti psichiatrici o medici

1.4 Privacy e divulgazione dei dati

In ottemperanza al d.lgs. 24/2023 la Società adotta quanto previsto dalla normativa e dunque provvede ad applicare quanto segue.

• Rilascio di una informativa ai soggetti coinvolti e l’obbligo di richiesta del consenso espresso del segnalante affinché ne venga dichiarata l’identità a soggetti diversi rispetto a quelli autorizzati a ricevere le segnalazioni;
• non vengono raccolti dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione; se raccolti accidentalmente, tali dati vengono cancellati immediatamente;
• svolgimento di una valutazione di impatto sul trattamento dei dati oggetto di segnalazione (DPIA), l’adozione di misure di sicurezza idonee a garantire la riservatezza delle persone coinvolte e del contenuto della segnalazione, l’individuazione specifica del personale preposto a gestire le segnalazioni con predisposizione di idonea nomina, l’adozione di una specifica procedura di segnalazione e integrazione del registro dei trattamenti previsto dall’art. 30 GDPR;
• la conservazione delle segnalazioni, interne ed esterne, e la conservazione della relativa documentazione è limitata al tempo necessario al trattamento della segnalazione stessa e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione.