CODE ÉTHIQUE D’E-GAP

1 Introduction

E-GAP S.r.l. (ci-après, “E-GAP” ou la “Société“)1 est une société opérant dans le domaine de la mobilité électrique, du stockage de l’énergie et du commerce de l’énergie, spécialisée dans le développement, la production et la commercialisation de produits et services innovants à haute valeur technologique pour la mobilité électrique dans les villes. E-GAP exerce ses activités dans le but de favoriser la transition énergétique vers des formes d’utilisation des ressources et des sources d’énergie compatibles avec la protection de l’environnement et la décarbonisation de la mobilité.

C’est précisément dans le but de créer une valeur durable et partagée qu’E-GAP a adopté ce code de conduite interne (ci-après le “Code”), qui contient les engagements et les responsabilités éthiques que la Société souhaite conserver dans l’exercice de ses activités commerciales et dans la réalisation des objectifs du groupe. En outre, ce Code définit l’ensemble des valeurs et des principes, ainsi que les lignes de conduite, que doivent suivre les destinataires, tels que définis ci-dessous.

E-GAP juge la valeur de ses résultats également et surtout par rapport à la manière dont ils sont atteints, dans la conviction profonde que le succès à long terme ne peut être tel que s’il crée de la valeur – au même temps – pour la Société, pour les parties prenantes, pour les employés, pour les clients et pour les territoires dans lesquels elle opère. De même, la consécration expresse des principes éthiques de l’entreprise génère une valeur ajoutée et contribue à accroître le bien-être des employés et la satisfaction des clients.

 

1 Dans ce qui suit, “E-GAP” ou la “Société” fait référence à toutes les sociétés du groupe contrôlées par, contrôlant ou associées à E-GAP S.r.l..

2 Dispositions Générales

Les dispositions du Code s’appliquent à E-GAP, aux “sujets internes” de la Société et à tous les “sujets externes” qui, en vertu de rapports contractuels, prêtent leur collaboration à E-GAP pour la réalisation de ses activités, c’est-à-dire :

sujets internes : (i) les membres des organes sociaux de la Société et (ii) l’ensemble du personnel de l’E-GAP, c’est-à-dire les employés, y compris les cadres supérieurs et les collaborateurs liés par un contrat de travail.

sujets externes, dans les limites de la relation existante avec la Société, telles que, à titre d’exemple mais non limitatif : (i) les travailleurs indépendants ou para-subordonnés ; (ii) les fournisseurs de biens et de services, y compris les professionnels et les consultants ; (iii) les agents ; (iv) les partenaires.

La Société exige des parties externes qu’elles respectent le Code et vérifie que les principes sur lesquels reposent les activités de ses partenaires commerciaux, dans la mesure où ils sont applicables, sont alignés sur ceux énoncés dans ce Code.

Toutes les parties internes et externes constituent les ” Destinataires ” de ce Code. Dans ce qui suit, il est donc fait référence de manière générale aux Destinataires, sans préjudice des cas dans lesquels certains principes sont applicables à des sujets spécifiques internes et/ou externes.

Le Code indique les règles générales de conduite que les Destinataires doivent respecter dans l’exercice de leurs fonctions et devoirs respectifs, également en ce qui concerne :

  • obligation de confidentialité sur les informations de nature confidentielle qu’ils ont acquises ou dont ils disposent en raison de leurs fonctions ;
  • les procédures établies pour mener à bien leurs activités ;
  • Le Code régit l’ensemble des droits, devoirs et responsabilités que la Société et les Destinataires s’engagent à maintenir par rapport aux parties prenantes avec lesquelles ils interagissent quotidiennement dans l’exercice de leurs activités.

L’ensemble des principes et des valeurs exprimés dans ce Code inspire les activités de ceux qui travaillent dans E-GAP, en tenant compte de l’importance de leurs rôles, de la complexité de leurs fonctions et des responsabilités qui leur sont confiées pour la poursuite des différents objectifs.

3 Principes Ethiques Généraux

Les Destinataires s’engagent par la présente à respecter les principes éthiques suivants (ci-après, les “Principes”) dans l’exercice de toute activité réalisée pour le compte de la Société :

3.1 gentillesse ;

3.2 impartialité et non-discrimination ;

3.3 confidentialité ;

3.4 légalité ;

3,5 équité ;

3.6 professionnalisme et fiabilité ;

3,7 viabilité ;

3.8 transparence et équité ;

3.9 valeur des ressources humaines ;

3.10 prévention des conflits d’intérêts potentiels ;

3.11 respect des règles de santé et de sécurité au travail ;

3.12 amélioration continue et qualité des services fournis ;

3.13 protection de la concurrence.

 

3.1 Gentillesse

Dans l’exercice de toute activité professionnelle, les Destinataires devront respecter leurs interlocuteurs avec civilité, respect, politesse et courtoisie, selon les paramètres du bon sens, qu’ils soient externes ou internes à la Société.

3.2 Impartialité et non-discrimination

Dans l’exercice des activités professionnelles de toute nature, notamment la prise des décisions, E-GAP et les Destinataires sont tenus d’éviter toute forme de discrimination fondée sur le sexe, le genre, l’origine ethnique, la religion, l’orientation politique, le handicap, l’âge et toute autre forme de diversité.

3.3 Confidentialité

E-GAP reconnaît la confidentialité comme une valeur indispensable et obligatoire, par conséquent, les Destinataires assurent la confidentialité des informations et des données personnelles traitées et la protection des informations acquises dans le cadre du travail effectué. Les informations obtenues ne doivent pas être utilisées d’une manière contraire à la loi ou dans un but autre que celui pour lequel elles ont été obtenues.

Les Destinataires ne peuvent donc pas tirer d’avantages d’aucune sorte, personnels ou financiers, directs ou indirects, de l’utilisation d’informations confidentielles, ni communiquer ces informations à d’autres, ni recommander ou inciter d’autres personnes à les utiliser.

La politique de confidentialité de la Société garantit des normes de sécurité adéquates pour le traitement des données personnelles.

3.4 Légalité

Dans le cadre de ses activités, E-GAP encourage la mise en œuvre et le respect de ses règles et procédures internes, ainsi que des principes du Code, afin de prévenir toute violation des lois applicables.

3.5 Équité

E-GAP, dans le cadre de la prestation de services ou de l’établissement de toute relation de travail, s’engage à éviter tout abus de pouvoir en garantissant la justice et l’équité.

3.6 Professionnalisme et fiabilité

Les Destinataires s’engagent à ce que toutes les activités d’E-GAP soient réalisées avec le plus grand engagement, la plus grande diligence et le plus grand professionnalisme, en protégeant la réputation et l’image de la Société.

3,7 Viabilité

E-GAP exerce des activités commerciales dans le but de promouvoir la transition énergétique vers des formes d’utilisation des ressources et des sources d’énergie compatibles avec la protection de l’environnement et la décarbonisation de la mobilité.

Dans cette optique, la Société entend poursuivre un ou plusieurs objectifs d’intérêt commun et agir de manière responsable, durable et transparente envers les personnes, les communautés, les territoires et l’environnement, les biens et activités culturels et sociaux, les organismes et associations et les autres parties prenantes.

Les Destinataires s’engagent à contrôler le respect des obligations environnementales et à préserver les ressources naturelles, en minimisant l’impact environnemental résultant de l’exercice des activités de la Société, en signalant rapidement toute situation de danger pour l’environnement et toute violation des règles de conduite et des procédures de la Société en la matière.

En outre, la Société et les Destinataires s’engagent, dans la mesure du possible, à respecter et à protéger l’environnement dans sa globalité en favorisant la promulgation de politiques vertes et écologiques.

Dans tous les cas, E-GAP opère en tenant compte des besoins de la communauté dans laquelle elle exerce ses activités et cherche à contribuer à son développement économique, environnemental, social, culturel et civil.

3.8 Transparence et équité

Les relations avec les parties prenantes sont fondées sur des critères d’équité, de coopération, de loyauté et de respect mutuel.

Les Destinataires exercent leurs activités dans l’intérêt de la Société et ne sont donc soumis à aucune forme de pression.

En particulier, chaque action, opération ou transaction doit être correctement enregistrée dans le système comptable de l’entreprise selon les critères indiqués par la loi et les principes comptables applicables, dûment autorisée, vérifiable, légitime, cohérente et congruente.

Les documents comptables doivent répondre aux exigences de véracité et d’exhaustivité des données enregistrées ; pour chaque opération comptable, des pièces justificatives complètes et adéquates doivent être conservées dans les registres de la Société pour assurer (i) l’identification des caractéristiques et des motivations qui sous-tendent l’opération elle-même (ii) l’enregistrement comptable (iii) et la reconstitution du processus de décision et d’autorisation.

Chaque employé, dans la mesure de ses compétences, agit de manière à ce que toutes les données relatives à la gestion de la Société soient correctement et rapidement enregistrées dans les comptes.

Les cadres et les employés d’E-GAP sont responsables de la protection des ressources de l’entreprise qui leur sont confiées et ont le devoir d’informer rapidement leurs supérieurs directs des événements susceptibles de porter atteinte à la Société.

3.9 Valeur des ressources humaines

Les ressources humaines représentent une valeur indispensable et précieuse pour le développement de E-GAP.

E-GAP protège et promeut la valeur des ressources humaines, notamment en contribuant à accroître la richesse des compétences de chaque employé et en favorisant le “travail en équipe”. E-GAP s’engage à promouvoir le respect de l’intégrité physique, morale et culturelle de l’individu, en garantissant la dignité individuelle et des environnements de travail sûrs. E-GAP interdit toute forme de harcèlement – psychologique, physique et moral – envers les dirigeants, les employés, les collaborateurs externes, les fournisseurs, les clients ou les visiteurs.

En outre, la Société s’engage à garantir que, sur le lieu de travail, il ne peut y avoir aucune forme de discrimination fondée sur l’âge, le sexe, l’orientation sexuelle, la race, la langue, la nationalité, les opinions politiques et syndicales, les croyances religieuses ou d’autres caractéristiques personnelles non liées au travail.

La Société adopte des critères de mérite et de mise en valeur des capacités, des compétences et du potentiel des individus dans ses politiques de sélection et de gestion du personnel.

3.10 Prévention des potentiels conflits d’intérêts

Les Destinataires du Code d’Ethique sont tenus d’éviter toute situation et de s’abstenir de toute activité qui pourrait opposer un intérêt personnel à ceux de la Société ou qui pourrait interférer et entraver la capacité de prendre, de manière impartiale et objective, des décisions dans l’intérêt de la Société elle-même.

Par conséquent, ces personnes doivent éviter toute instrumentalisation de leur position et, en particulier, exclure toute possibilité de chevauchement ou de croisement d’activités économiques dans lesquelles un intérêt personnel et/ou familial existe ou pourrait exister avec les fonctions couvertes et/ou attribuées par la Société dans le cadre des relations existant avec elle.

3.11 Respect de la réglementation en matière de santé et de sécurité au travail

La Société promeut et garantit la santé et la sécurité au travail de ses employés et de tous ceux qui entrent dans ses bureaux et environnements de travail.

La Société s’engage également à garantir des conditions de travail respectueuses de la dignité individuelle et des environnements de travail sûrs et sains, également par la diffusion d’une culture de sécurité et de sensibilisation aux risques, en promouvant un comportement responsable de tous dans le respect des procédures de l’entreprise et des dispositions légales.

Dans cette optique, chaque employé est appelé à contribuer à la sécurité de l’environnement de travail dans lequel il travaille et à se comporter de manière responsable pour se protéger et protéger les autres.

En raison de l’activité exercée, la Société prend en considération la protection de l’environnement, en poursuivant l’amélioration des conditions environnementales de la communauté dans laquelle elle opère.

3-12 Amélioration continue et qualité des services fournis

Toutes les activités et les comportements de la Société sont orientés vers la plus grande attention aux clients, visant à atteindre des normes de qualité optimales en vue de leur meilleure satisfaction, également en ce qui concerne les processus après-vente.

3.13 Protection de la concurrence

E-GAP respecte la réglementation en vigueur en matière de concurrence et s’abstient d’encourager et/ou de mettre en œuvre des comportements pouvant intégrer des formes de concurrence déloyale.

E-GAP et les Destinataires s’engagent à contribuer à un système de concurrence sain et correct afin d’améliorer et de développer continuellement les activités de la Société.

4 Comportement non éthiques

Une conduite contraire à l’éthique dans la fourniture de services ou dans l’exercice d’activités professionnelles peut compromettre la relation de confiance entre la Société et ses parties prenantes. Une conduite contraire à l’éthique, et donc hostile et répudiée par la Société, constitue un comportement de la part des Destinataires, qu’il s’agisse d’individus ou d’organisations, qui viole les principes fondamentaux consacrés par le présent Code, dans le but précis de profiter des avantages découlant de la collaboration d’autrui, d’exploiter les positions de force et d’abuser du rapport fondamental de l’intuitu personae.

5 Relations avec les clients

E-GAP conforme sa conduite dans les relations avec les clients aux principes de légalité, de transparence, de fiabilité, d’équité, de durabilité, de responsabilité et de qualité. En particulier, la satisfaction du client est l’un des principaux objectifs d’E-GAP : la gentillesse et l’attention dans les relations, la clarté et l’exhaustivité dans les communications, sont les outils pour atteindre ce but.

 

En effet, E-GAP s’engage à garantir des normes élevées et adéquates de qualité et de sécurité des services offerts, et à utiliser des méthodes de vérification et de mesure du niveau de satisfaction des clients afin de mettre en place des actions correctives et d’amélioration.

Afin d’établir une relation durable avec ses clients, E-GAP vise à :

  • l’identification des besoins et des intérêts, et leur satisfaction par des produits et des services qui répondent aux attentes ;
  • le soin de la relation ;
  • l’innovation et l’amélioration continue de l’offre.

La Société s’engage également à toujours répondre aux suggestions et aux plaintes, en utilisant des systèmes de communication appropriés et opportuns.

6 Relations avec les fournisseurs, les partenaires commerciaux et les contreparties financières

E-GAP fonde sa conduite dans ses relations avec les fournisseurs, les partenaires et les contreparties financières sur des principes de clarté, d’égalité et d’équité. Elle n’entre en relation qu’avec des contreparties ayant les valeurs éthiques nécessaires d’honneur, intégrité et indépendance.

Chaque destinataire est tenu, en effet, de :

  • observer et respecter, dans les relations d’approvisionnement et de partenariat, les dispositions légales et les conditions contractuelles applicables ;
  • obtenir la coopération des fournisseurs pour garantir la satisfaction des besoins des clients en termes de qualité, de coût et de délais de livraison des biens ou des services
  • parvenir, avec les fournisseurs, partenaires et contreparties, à la stipulation de contrats ou d’accords à des conditions mutuellement favorables et avantageuses.

7 Relations avec les cadres, les employés et la gestion du personnel

Le respect de la personne est considéré comme une valeur prééminente pour E-GAP, tout comme le développement professionnel et les compétences relationnelles, intellectuelles, organisationnelles et techniques de chaque cadre et employé. La recherche et la sélection du personnel s’effectuent uniquement sur la base de critères de mérite, d’objectivité et de transparence, en garantissant l’égalité des chances et en évitant toute forme de favoritisme et de discrimination. Le recrutement s’effectue dans le cadre d’un contrat de travail régulier, dans le plein respect de la loi, favorisant l’intégration du travailleur dans l’environnement de travail.

E-GAP met en œuvre un système intégré de gestion et de développement des ressources humaines, qui permet d’offrir à l’ensemble du personnel, à égalité de conditions, les mêmes opportunités d’amélioration et de croissance. La condition essentielle pour l’attribution de postes de responsabilité dans l’organisation de l’entreprise et pour la progression de la carrière est l’évaluation des compétences et de la valeur exprimées, des résultats obtenus et du potentiel possédé en corrélation étroite et cohérente avec les besoins actuels et futurs de l’entreprise.

8 Relations avec l’administration et les autorités publiques

Les relations d’E-GAP avec l’administration publique sont fondées sur la plus grande transparence, équité et légalité. En particulier, E-GAP entretient, dans le respect des rôles et des fonctions assignés par la loi, les relations nécessaires avec la Communauté, l’État et les autorités locales, basées sur un esprit de collaboration.

Les relations avec les fonctionnaires des institutions publiques sont limitées aux fonctions d’entreprise désignées et dûment autorisées, dans le respect le plus strict des lois et règlements en vigueur, y compris toutes les règles d’accréditation, et ne peuvent en aucun cas compromettre l’intégrité et la réputation de la Société.

E-GAP agit dans le respect de la loi et favorise, dans les limites de ses compétences, la bonne administration de la justice. Dans l’exercice de ses activités, E-GAP coopère avec les représentants de l’Autorité et avec tout agent public ayant des pouvoirs d’inspection, en fournissant toutes les informations demandées, de manière complète, correcte, adéquate et opportune.

Dans ses relations avec les institutions locales, nationales, communautaires et internationales, E-GAP s’engage à :

  • établir, sans aucune forme de discrimination ou d’affiliation, des canaux de communication stables avec tous les interlocuteurs institutionnels impliqués dans la mise en œuvre de ses activités ;
  • représenter ses intérêts et ses positions de manière transparente, rigoureuse et cohérente, en évitant les attitudes collusives ;
  • agir dans le respect des principes définis par le Code dans l’exercice de ses activités, en n’exerçant pas de pression directe ou indirecte sur les dirigeants ou les représentants des institutions afin d’obtenir des faveurs ou des avantages.

9 Santé, sécurité et environnement

E-GAP, dans le cadre de ses activités, s’engage à diffuser et à consolider une culture de la sécurité, à développer la conscience des risques et à utiliser toutes les ressources nécessaires pour assurer la sécurité et la santé des employés, des contractants et des communautés dans lesquelles elle opère.

Le personnel de E-GAP, dans le cadre de ses fonctions, doit participer à la prévention des risques, à la protection de l’environnement, à la santé et à la sécurité pour lui-même, ses collègues et les tiers.

E-GAP reconnaît la nécessité de contribuer à la protection de l’environnement par ses activités, ainsi que par le respect des réglementations en vigueur et la surveillance constante de ses processus et activités. Ainsi, E-GAP s’engage à favoriser une compatibilité et une durabilité environnementale toujours plus grandes de ses produits et services, ainsi que de ses entrepôts et bureaux, en visant le respect de l’environnement, des technologies avancées et efficaces, applicables à tout le cycle de vie de ses produits dans le respect de ses propres particularités. La Société a pour objectif une utilisation appropriée des ressources naturelles, en veillant constamment à la réduction de leur impact sur l’environnement, dans le respect des lois et des règlements.

E-GAP, dans l’exercice de ses activités, adhère aux principes et critères fondamentaux de respect et de protection de l’environnement, qu’elle considère comme un bien primaire et qu’elle s’engage à sauvegarder en recherchant dans toutes ses activités un équilibre entre les initiatives économiques et les besoins environnementaux inévitables, en considération des droits des générations présentes et futures.

En outre, afin de mettre en œuvre une politique environnementale concrète, la Société s’engage à sensibiliser la communauté aux questions environnementales, à accroître le sens de la responsabilité envers la protection de l’environnement, notamment en (i) contribuant à la création et à la diffusion d’une culture d’utilisation durable de l’énergie, en participant activement à la transition énergétique (ii) promouvant une utilisation responsable de l’énergie dans le respect de l’environnement (iii) sauvegardant la diversité et l’intégration environnementales.

10 Protection de la confidentialité des données personnelles

E-GAP respecte les exigences relatives à la confidentialité des données personnelles conformément au Règlement (UE) n° 2016/679 (relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, plus connu sous le nom de “GDPR”).

En ce qui concerne plus particulièrement le traitement des données personnelles des travailleurs, E-GAP s’engage à prendre toutes les mesures raisonnablement nécessaires pour informer chaque responsable, employé, collaborateur externe ou client de la nature des données personnelles traitées par la Société, des méthodes de traitement, des domaines de communication et, en général, de toute donnée relative à sa personne afin de s’assurer que les données personnelles sont traitées en toute sécurité et conformément à la Politique de Confidentialité.

E-GAP a conçu tous les systèmes par lesquels les données personnelles sont collectées, stockées et traitées selon les normes de sécurité les plus élevées, afin de garantir le respect de la vie privée.

Toutes les personnes impliquées dans le traitement des données au nom de la Société ont été spécifiquement formées, instruites et nommées pour garantir le respect de la vie privée.

11 Violations et sanctions

Le respect des règles de conduite contenues dans le Code doit être considéré comme une partie essentielle des obligations contractuelles des employés, des cadres et des collaborateurs externes de la Société. Un manquement grave au Code constitue une violation des obligations découlant de la relation de travail.

En ce qui concerne les sujets internes, la violation des dispositions relatives aux comportements non conformes au présent Code constitue une violation des obligations de la relation de travail et/ou une faute disciplinaire, conformément aux procédures prévues par la loi et aux dispositions contenues dans les contrats de travail.

Par conséquence, des sanctions peuvent être imposées – selon le critère de la proportionnalité – en fonction de la gravité et de l’intentionnalité de la violation commise, en tenant également compte de la répétition éventuelle des violations et/ou des infractions commises. La Société a également défini les méthodes de contestation et de contre-interrogatoire pour constater les infractions et les responsabilités y afférentes.

L’application du système disciplinaire est autonome par rapport au déroulement et à l’issue de toute procédure pénale engagée devant les autorités judiciaires compétentes et dans le respect des dispositions du droit du travail, avec toutes les conséquences juridiques.

Les dispositions du présent Code s’appliquent également à tout travailleur temporaire qui sera tenu de se conformer à ses préceptes. Les violations du Code par ces derniers sont sanctionnées par des mesures disciplinaires prises à leur encontre par les agences de placement respectives qui sont tenues de le faire en vertu de l’engagement contractuel pris avec E-GAP, conformément aux dispositions contractuelles spécifiques signées de temps à autre.

Le respect des principes du présent Code d’Éthique constitue également une partie essentielle des obligations contractuelles souscrites par ceux qui ont des relations d’affaires avec la Société, avec pour conséquence que tout manquement constituera une rupture de contrat avec toutes les conséquences de droit en ce qui concerne la résiliation du contrat et la réparation des dommages.

12 Adoption et modification du Code d’Éthique

Le présent Code d’Éthique a été adopté le 3 août 2021 par le Conseil d’Administration et ne peut être modifié que par ce dernier.

Au moins une fois par an, à l’occasion de l’approbation du Projet d’états financiers annuels de la Société, le Conseil d’Administration discute de l’efficacité du présent Code, par rapport aux circonstances et aux besoins, et peut envisager d’y apporter les modifications ou les compléments appropriés et/ou indispensables à la bonne marche des affaires de la Société.

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